Videoconferencias, qué todas sean seguras

El aislamiento que surgió como medida preventiva ante el COVID-19 provocó, entre otros cambios, el uso masivo de aplicaciones para reuniones virtuales. Dichas reuniones pueden ser por video, audio, audio y video, y mientras se realiza chats en vivo incluso.

La planificación de la convocatoria y moderación de la reunión constituye una buena práctica para una reunión segura. Como toda reunión, en las videoconferencias se puede identificar dos roles principalmente: anfitrión y participantes. Ambos roles pueden aplicar ciertas medidas que contribuyen a una reunión virtual exitosa y segura.

 Sugerencias para el anfitrión

1. Planificar

Antes de utilizar el servicio es necesario reflexionar sobre algunos aspectos del evento.
Identifique de qué tipo de encuentro se trata. Una reunión pequeña donde todos se conocen, pueden interactuar entre sí, requiere una configuración particular. Y, esta, es muy diferente a un seminario. Donde, quizás, la interacción sólo se prevé entre panelista y participantes.

Pensemos también en la convocatoria: ¿Quiénes pueden participar de la reunión? ¿La invitación es directa o a través de otras personas? ¿Es necesario y posible identificar a todos?

Finalmente, habría que meditar sobre la dinámica del encuentro: Además del Anfitrión ¿Se necesita uno o más colaboradores para moderar el encuentro?  ¿Se habilitará el chat para los participantes?  ¿El chat será público o sólo será leído por el Anfitrión? ¿Quiénes puede compartir pantalla, sólo el anfitrión o todos? ¿La reunión debe ser grabada? ¿Será necesario editar el video? ¿Cómo se difundirá el video? ¿ Se necesita un intérprete de idiomas? ¿Los participantes se separarán en grupos individuales? ¿La reunión se transmitirá en directo a través de internet por streaming?

2. Programar la reunión

Para programar una reunión debemos tener en claro: temática de la reunión para darle un nombre, fecha y hora del evento, duración y audiencia destinataria. Si el servicio se brinda a través de una organización, el equipo que administra el servicio pedirá esta información.  Se puede aprovechar el contacto para resolver dudas y recibir asesoramiento sobre medidas de seguridad necesarias y posibles.

Al programar la reunión, se deben usar las medidas de acceso seguro con la que cuente la aplicación.

3. Convocar al encuentro

Una vez programada la reunión, se podrá enviar las invitaciones. Allí se debe informar fecha, hora y datos del acceso, como el enlace a la reunión y la contraseña, si existe.  Aquí se sugiere otra información que podrían ir en el contenido de la convocatoria [pdf, 100k].

Se sugiere que la invitación sea dirigida cuidadosamente a las personas que realmente deben participar de la reunión y cuya identidad esté verificada previamente. Por lo cual se podría convocar a los participantes través de direcciones de e-mails institucionales.  Si no, a direcciones que ya fueron usadas previamente o a direcciones que efectivamente están confirmadas como pertenecientes al destinatario correcto. Si el evento es multitudinario, es recomendable evitar la difusión por redes sociales o blogs.

4. Conducir la reunión

Antes de iniciar la reunión, es aconsejable verificar las funciones disponibles en la aplicación de videoconferencia para gestionar el acceso, permanencia y participación segura [pdf, 140k] de los demás integrantes de la reunión. Una buena práctica consiste en realizar pequeñas prácticas a fin de familiarizarnos con las funciones disponibles y probar que su respuesta es conforme a lo esperado.

Sugerencias para los participantes

Para acceder a la reunión como participante se debe recibir los datos indicados en la sección anterior: fecha, hora y datos de acceso, incluso los que permitirán el ingreso a través de una llamada telefónica.

Tips [pdf, 120k] para el participante de una reunión.

Consultas o comentarios dirigidos a “Seguridad de la información”.