Avances informáticos en AFA: intranet.Nuevas metas propuestas

ACUÑA, ALEJANDRO DANIEL

Bahía Blanca

Congreso; 108° REUNIÓN DE LA ASOCIACIÓN FÍSICA ARGENTINA; 2023

Asociación Física Argentina (AFA)

La intranet de la Asociación Física Argentina contaba con serios problemas. Se puede destacar la ausencia de módulos administrativos comúnmente denominados backoffice, la ausencia de personal dedicado específico para realizar las actualizaciones, el envío retrasado de difusiones y la repetición o suciedad de la información en numerosos sectores del banco de datos. Aunque aún continua en vigencia para diversas consultas, ese sistema era un software enlatado2 y adaptado para las exigencias de hace 15 años. Sin embargo, la actualidad tiene otros enfoques administrativos provenientes de una quincena de años de crecimiento por parte de la AFA y la cantidad en aumento de sus asociados, lo cual hacia al proceso anterior incompatible para mejoras de gran envergadura, por lo que se decidió comenzar el desarrollo y análisis del sistema desde cero.La determinación de la actual comisión directiva para el relevo de su sistema interno y de inscripciones, traía consigo un desafío importante. Además del aspecto informático, estas decisiones también necesitan una actualización y reorganización del proceso administrativo, el aporte del usuario final ocasional como así también el del personal cotidiano más experimentado de la asociación, las filiales y divisiones.Dentro de las tareas más importantes del reemplazo, figura la creación de un proceso controlado de envío de correos de difusión, la dotación de administración total a los perfiles específicos de la organización y el filtrado/normalización de módulos con mucha redundancia de datos como es el caso de los usuarios/usuarias en actividad o las afiliaciones para las autorías de los resúmenes. También es importante aclarar que, como los procesos migratorios de sistemas pueden durar años bajo la etapa de la transitoriedad, se analizaron prioridades enfocadas en el backend para que el nuevo sistema ya pueda ser lo más útil posible para la actual RAFA sin olvidar las razones principales que llevaron a la decisión del reemplazo.En el corriente año se pudo lograr una base sumamente firme llegando al paso más importante en un cambio de sistemas: la completa desconexión de la versión anterior. El mismo tiene fecha tras la finalización de la RAFA 108 y el traslado de toda la información histórica. Esta versión 1.0 de la nueva intranet contiene cimientos aptos para construir herramientas y módulos en la dirección que cualquier comisión directiva vigente necesite a través de los años. Los sistemas y la mejora continua están relacionados casi por necesidad diaria, por lo que siempre hay aportes, indicaciones y necesidades para agendar tanto en el futuro inmediato como a largo plazo.Próximas prioridades de mejora a realizar:* Dotación de tutoriales multimedia de ayuda a disponibilidad del usuario en todos los módulos.* Prioridad en el frontend del sistema y la experiencia visual del usuario.* Notificaciones automatizadas en otras etapas de la inscripción a las reuniones.* Disponibilidad del idioma ingles en todo el sistema.* Consolidación del pago dentro de la inscripción a través de medios electrónicos y la correspondiente devolución de comprobantes de facturación.* Agregado de pasos finales en la clasificación de los trabajos por parte del comité organizador y las divisiones.